Wat is een marktconsultatie en waarom is die commercieel interessant?

Waarom een inkoper de markt raadpleegt

Een aanbestedende dienst die iets inkoopt wat hij niet elke dag inkoopt, zit met een probleem: hij moet eisen formuleren voor iets waarvan hij de markt niet kent. Te zware eisen en er komt niemand. Te vage eisen en de inschrijvingen zijn onvergelijkbaar. Verkeerd geraamd budget en de procedure moet over.

De marktconsultatie is het instrument om dat op te lossen. De dienst legt een concept voor en vraagt de markt te reageren. Typische vragen zijn of de gevraagde levertijd realistisch is, of de gevraagde certificering gangbaar is, hoe partijen dit normaal prijzen, en of er oplossingen zijn waar de dienst niet aan gedacht heeft.

Het is uitdrukkelijk geen aanbesteding. Er wordt niets gegund, er is geen winnaar en er ontstaat geen verplichting aan beide kanten.

Hoe het in de praktijk loopt

De vorm verschilt per dienst, maar het patroon is redelijk vast.

1. 1Aankondiging. De consultatie wordt gepubliceerd, meestal op TenderNed, soms alleen op de eigen site. De termijn is kort, vaak twee tot vier weken.
2. 2Documenten. Er ligt een conceptomschrijving, soms al een concept programma van eisen, met een vragenlijst.
3. 3Schriftelijke reactie. Je beantwoordt de vragen. Sommige diensten vragen ook wat je zelf zou aanpassen.
4. 4Gesprekken. Niet altijd, maar regelmatig. Vaak een uur, soms met meerdere partijen apart.
5. 5Terugkoppeling. Een verslag, geanonimiseerd. Daarna volgt de echte aanbesteding, meestal een tot zes maanden later.

Wat meedoen je oplevert

Je kent de opdracht eerder dan de rest. Tussen consultatie en publicatie zitten vaak maanden. In die tijd kun je capaciteit plannen, een combinatie zoeken of een certificering regelen die je nog niet had.

Je kunt onwerkbare eisen aankaarten voordat ze vastliggen. Dit is het grootste voordeel en het wordt het slechtst benut. Staat er in het concept een referentie-eis van drie projecten boven een bedrag dat in jouw segment zelden voorkomt, dan is dit het moment. Zit die eis eenmaal in de definitieve leidraad, dan is er niets meer aan te doen behalve niet inschrijven.

Je bouwt een relatie op. Een inkoper die je naam kent van een inhoudelijk gesprek, leest je inschrijving anders dan die van een onbekende. Dat mag de beoordeling formeel niet beïnvloeden, en toch is het waar.

Je leert de taal van de opdrachtgever. De woorden die zij gebruiken voor jouw werk, kun je later letterlijk terugleggen in je inschrijving. Dat scheelt de beoordelaar moeite, en dat merk je in de scores op kwaliteit.

Wat je wel en niet moet zeggen

Wees concreet over wat wel en niet werkt. Vage antwoorden leveren niets op, voor niemand. Als een levertijd van twee weken onhaalbaar is, zeg dan wat wél haalbaar is en waarom.

Wees terughoudend met bedrijfsvertrouwelijke informatie. Reacties worden geanonimiseerd samengevat, maar bij een kleine markt is anonimiteit een aanname, geen garantie. Noem prijsniveaus in ranges, geen calculaties.

Schrijf de opdracht niet naar jezelf toe. Een consultatie waarin je alleen jouw eigen oplossing als de enige mogelijke presenteert, valt op en werkt tegen je: de dienst moet juist voorkomen dat de eisen op één partij zijn geschreven.

De vraag die het meeste oplevert is niet "wat wilt u", maar "wat gebeurt er als deze eis blijft staan". Daarmee geef je de inkoper informatie die hij nergens anders krijgt.

Waarom je ze vaak mist

Marktconsultaties zijn lastiger te vinden dan gewone aanbestedingen. Ze hebben een afwijkend aankondigingstype, de CPV-code is vaak nog voorlopig omdat de opdracht nog niet vastligt, en de titel is beschrijvend in plaats van formeel. Een zoekagent die op codes en trefwoorden filtert, laat ze structureel vallen.

Omdat er geen deadline aan een inschrijving hangt, voelt het bovendien minder urgent dan een echte aanbesteding. Precies daarom komen ze onderaan de stapel.

Hoe je ze structureel wél ziet

Tenderscout beoordeelt marktconsultaties net als andere publicaties: de tekst en de bijgevoegde documenten worden gelezen en tegen je bedrijfsprofiel gelegd. Gaat het over werk dat jij doet, in een regio waar je werkt, dan komt de consultatie op je lijst, met de reactietermijn erbij en de reden waarom hij past.

Dat is precies het soort publicatie waar het verschil tussen filteren en lezen het duidelijkst wordt: de code klopt vaak nog niet, de titel is onvoorspelbaar, en de inhoud is glashelder.