Wat is een CPV-code en waarom mis je er tenders door?

Hoe een CPV-code is opgebouwd

CPV staat voor Common Procurement Vocabulary. Het is één woordenboek voor heel Europa, zodat een opdracht in Nederland en dezelfde opdracht in Portugal hetzelfde label krijgen. De code bestaat uit acht cijfers, met een controlecijfer achter een streepje.

De cijfers lopen van breed naar smal:

• 45000000 is de hele afdeling bouwwerkzaamheden
• 45300000 verfijnt naar installatiewerkzaamheden in gebouwen
• 45331000 verfijnt verder naar verwarming, ventilatie en airconditioning
• 45331210 is specifiek ventilatie-installatiewerk

Hoe verder je naar rechts komt, hoe preciezer. En daar zit meteen de eerste val: een inkoper mag op elk niveau publiceren. Wie 45000000 kiest, heeft formeel niets fout gedaan, maar heeft je opdracht in een emmer gegooid met tienduizenden bouwpublicaties per jaar.

Waarom de code zo vaak niet klopt

De CPV-code wordt gekozen door de inkoper of de inkoopadviseur, niet door de markt. Voor hen is het een verplicht veld in een formulier, geen vindbaarheidsinstrument. Vier dingen gaan structureel mis.

De opdracht past in meer dan één hokje. Een meerjarig onderhoudscontract op klimaatinstallaties is te typeren als bouwwerkzaamheden, als reparatie- en onderhoudsdiensten, of als installatie. Alle drie zijn verdedigbaar. Welke er gekozen wordt, hangt af van wie het formulier invult.

De code komt uit het vorige dossier. Inkopers hergebruiken de aanbesteding van vier jaar geleden als sjabloon. De opdracht is inmiddels veranderd, de code niet.

Er wordt bewust breed gepubliceerd. Sommige diensten kiezen expres een hoog niveau, omdat ze niet willen dat de code de opdracht lijkt af te bakenen. Juridisch veilig, commercieel funest voor de vindbaarheid.

Het zwaartepunt van de opdracht is niet wat de code zegt. Een leveringsopdracht waarvan de helft van de waarde in distributie en transport zit, krijgt de code van het geleverde product.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een installatiebedrijf in Gelderland, ruim veertig medewerkers, doet vooral onderhoud aan klimaat- en luchtbehandelingsinstallaties bij scholen en gemeentelijk vastgoed. Ze hadden een zoekagent staan op de CPV-codes die bij hun werk horen, netjes ingesteld door de vorige bedrijfsleider.

In het voorjaar publiceerde een gemeente in hun eigen regio een meerjarig onderhoudscontract voor gebouwgebonden installaties. Perceel twee was luchtbehandeling: precies hun werk, precies hun straal, een omvang die ze eerder hadden gedraaid.

De publicatie kreeg als hoofdcode een algemene bouwcode mee, omdat het contract onderdeel was van een groter vastgoedprogramma. Hun zoekagent filterde op installatie- en onderhoudscodes en liet de publicatie dus buiten beschouwing. Ze hoorden er drie maanden later van, bij de gunning, van een collega-installateur die wel had ingeschreven.

De code was niet fout ingevuld. Hij was administratief correct en commercieel onbruikbaar. Dat onderscheid is het hele probleem.

Wat hier misging is niet op te lossen met een betere lijst codes. Er bestaat geen set codes die deze publicatie vangt zonder tegelijk honderden irrelevante bouwpublicaties binnen te halen. Het probleem zit niet in de instelling, maar in de aanname dat het label de opdracht beschrijft.

Wat een verkeerde code je kost

Het gaat zelden om één gemiste opdracht. Onderhoudscontracten lopen drie tot vijf jaar. Wie er één mist, is niet een order kwijt maar een contractperiode, en staat bij de volgende ronde bovendien op achterstand: de zittende partij heeft dan referenties opgebouwd bij precies deze opdrachtgever.

De omgekeerde fout kost net zo goed. Wie ruim filtert om niets te missen, krijgt honderd publicaties per week waarvan er misschien twee relevant zijn. Dat leest niemand door. Na een paar weken kijkt niemand meer, en het effect is hetzelfde als een te strak filter.

Hoe je CPV-codes wél nuttig gebruikt

De code is niet waardeloos. Hij is een signaal, geen oordeel.

1. 1Gebruik hem breed, niet smal. Filter op afdelingsniveau en accepteer dat er ruis bij zit. Een smal filter geeft je vals vertrouwen.
2. 2Combineer nooit een smalle code met smalle trefwoorden. Twee strakke filters over elkaar laten bijna alles vallen.
3. 3Kijk naar de opdrachtgever, niet alleen naar de opdracht. Een gemeente die jouw type werk regelmatig uitzet, is het volgen waard ongeacht welke code er die keer op zit.
4. 4Lees de bijlagen bij twijfelgevallen. Het programma van eisen vertelt binnen twee minuten of iets bij je past. De code doet dat niet.

Wat Tenderscout anders doet

Tenderscout gebruikt de CPV-code ook, als één signaal naast de rest. Daarnaast wordt de publicatietekst opgehaald samen met de bijlagen: het programma van eisen, de selectieleidraad, de nota van inlichtingen. Die inhoud wordt naast je bedrijfsprofiel gelegd: wat je doet, wat je niet doet, waar je werkt en wat je aankunt.

Daardoor komt de publicatie uit het voorbeeld hierboven wél op je lijst, ondanks de bouwcode, omdat in bijlage drie staat dat perceel twee over luchtbehandeling gaat. En daardoor valt een opdracht met de juiste code er soms toch af, omdat de gevraagde certificering zwaarder is dan de jouwe.

Bij elke match staat waarom hij past, wat nog onzeker is en wat de volgende stap is. Je beslist zelf; het voorwerk is gedaan.